L'archivage électronique des factures transmises sur papier
Deux cas sont à distinguer en ce qui concerne les factures transmises sur papier :
- Les factures purement matérielles : c'est le cas des factures traditionnelles manuscrites, émises en double original et transmises sous format papier. La dématérialisation de ces factures, par numérisation des papiers ou par saisie des informations, si elle peut présenter un intérêt interne à l'entreprise, n’aura pas d’intérêt fiscal, et le papier devra toujours être archivé.
- Les factures éditées et émises sous forme électronique puis imprimées pour être transmises : cette hypothèse se rencontre de plus en plus fréquemment, les entreprises éditant souvent leurs factures à l'aide d'un logiciel de facturation, ou d'un simple logiciel de traitement de textes. Il était avant nécessaire, pour être en règle vis-à-vis de l'administration fiscale, d'imprimer ces dernières en double exemplaire et de conserver un exemplaire imprimé. Une instruction fiscale du 11 janvier 2007 permet, à certaines conditions, l'archivage électronique de ces factures, sans obligation de conserver un exemplaire imprimé.
L’instruction fiscale « précise les conditions dans lesquelles les entreprises qui créent et conservent, sous forme électronique, des factures qu'elles transmettent à leurs clients sur support papier peuvent être dispensées de l'obligation de conserver sous forme papier le double des factures ainsi transmises ». Si la possibilité de conserver un double sur support papier est toujours ouverte, une autre option est offerte. Les entreprises ont le droit de se contenter de conserver un double électronique de la facture, dès lors qu'un dispositif technique permet de « garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu du double électronique depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du double. »
Ces conditions peuvent être remplies de deux manières. D'une part, à l'aide de procédés électroniques logiques, tels que la signature électronique dans les mêmes conditions que pour le mécanisme de l'article 289 V. D'autre part, en conservant le fichier sur un support physique non réinscriptible, que ce support soit physiquement non réinscriptible (WORM physique), ou protégé en modification par des procédés logiciels (WORM logique). Dans ce cadre, le recours à un prestataire de coffre-fort électronique devient possible.
