Le contexte
À quoi sert une facture ?
La facture a plusieurs fonctions :
- elle matérialise la transaction commerciale ;
- elle est le support d’échanges d’information entre l’acheteur et le vendeur et au sein de l’organisation de l’acheteur ;
- elle est le support des écritures comptables clients et fournisseurs ;
- elle constitue une pièce justificative au regard de la collecte et de la déduction de TVA.
Quelques chiffres
Sur les 1,7 milliard de factures établies en France sur une année par les 2,4 millions d’entreprises, 4 % sont électroniques (environ 70 millions), et moins de 0,5 % sont traités en dématérialisation fiscale.
Il est prévu pour 2005 de 25 à 50 millions de factures électroniques supplémentaires, dont 50 % en dématérialisation fiscale.
Distinguer la « facture numérisée » et la « vraie » facture électronique
Une facture numérisée est une facture qui, au départ, est émise par le fournisseur sous forme papier (même si elle est imprimée à distance).
Elle fait l’objet chez le client d’une saisie, même si elle est éventuellement numérisée et même si elle fait l’objet de lecture automatique de documents (LAD).
Ce flux physique peut, le cas échéant, être doublé par un flux électronique pour alimenter le système informatique, mais la numérisation n’est que la copie électronique d’un document. L’archivage de l’original doit donc se faire sous forme papier.
La facture électronique, elle, est dès sa création sous forme électronique et arrive chez son destinataire sous forme d’image ou de données. En réalité, du point de vue technique, une facture dématérialisée peut être de deux types :
- la facture « texte » ou « image » (apparence similaire à une facture papier) qui est signée électroniquement ;
- la facture de données structurées (fichier informatique), qui sont directement intégrées dans le système informatique du destinataire. Les factures de données structurées sont assimilées aux factures EDI bien connues.
La facture électronique devra être archivée sous forme électronique (qui constitue l’original), quelle que soit sa forme, chez le client comme chez le fournisseur.